PRIVACY NOTICE / NOTIS PRIVASI
Privacy Notice & Privacy Policy
This notice explains how Cubyte Soft Sdn Bhd handles personal data in connection with our website, products, services and business operations.
Last updated / Tarikh dikemas kini: 15 October 2026
Contents
English: Introduction • Personal Data • Biometric & System Data • Sources • Purposes • Choice • Disclosure • Cookies • Security • Retention • Cross-Border • Marketing • Rights • Changes • Contact
Bahasa Malaysia: Pengenalan • Data Peribadi • Data Biometrik & Sistem • Sumber • Tujuan • Pilihan • Penzahiran • Cookies • Keselamatan • Penyimpanan • Rentas Sempadan • Pemasaran • Hak • Perubahan • Hubungi Kami
ENGLISH VERSION
Personal Data Protection Notice
This English version forms part of the same Privacy Notice. A Bahasa Malaysia version is provided below.
Important for biometric solutions
Biometric data is sensitive personal data under Malaysia’s PDPA. Our website does not normally request biometrics, but certain customer projects may involve biometric-related data depending on the selected system and service scope.
1. INTRODUCTION
Who We Are
This Privacy Notice explains how Cubyte Soft Sdn Bhd (“Cubyte Soft”, “we”, “us” or “our”) collects, uses, discloses, stores and otherwise processes personal data in connection with our website, enquiries, quotations, sales, installation, technical support, cloud and software services, and other business interactions.
Our business address is 84B, Jln BP 7/8, Bandar Bukit Puchong, 47120 Puchong, Selangor, Malaysia. You may contact us at admin@cubytesoft.com, 03-5878 6091 or +60 12-854 2650.
This notice should be read together with any more specific notice, contract or service terms that may apply to a particular product, hosted system or project.
2. PERSONAL DATA WE MAY COLLECT
Types of Personal Data
Depending on how you interact with us, we may collect information such as:
• name, job title, company name and business contact details;
• telephone number, email address and correspondence details;
• enquiry, quotation, order, installation and support information;
• billing, transaction and payment-related information where applicable;
• website usage data such as IP address, browser/device information, pages visited and interaction data;
• account, user or system information where required to provide software, cloud or support services;
• photographs, documents or attachments that you voluntarily provide for a project or support case; and
• other information reasonably required for the relevant business purpose.
3. BIOMETRIC & SYSTEM DATA
Biometric Data in Attendance or Access Projects
Our public website does not normally request biometric data. However, certain attendance, access-control or hosted-system projects may involve biometric-related information, access logs or employee/user data where this is necessary for the selected solution, installation, support, migration or service scope.
Under Malaysia’s Personal Data Protection Act 2010, as amended, biometric data is treated as sensitive personal data. Where we process personal data on behalf of a business customer, our role may be that of a data processor while the customer may act as the data controller, depending on the circumstances and the applicable agreement.
4. HOW WE COLLECT DATA
Sources of Personal Data
We may obtain personal data directly from you when you:
• submit a contact, quotation or demo request;
• contact us by telephone, email, WhatsApp or other business communication channel;
• purchase or enquire about a product or service;
• engage us for installation, training, maintenance or technical support;
• create or use an account for a supported system or service; or
• visit and interact with our website.
We may also receive personal data from your employer or organisation, authorised representatives, dealers or project partners, service providers, or other lawful sources where relevant to the business relationship.
5. PURPOSES
How We Use Personal Data
We may process personal data for purposes including:
• responding to enquiries and preparing quotations, proposals or demonstrations;
• processing orders, billing and payments;
• delivering, installing, configuring and supporting products or systems;
• providing cloud, software, training, maintenance or after-sales services;
• managing customer, dealer, supplier and business relationships;
• diagnosing technical issues and handling support requests;
• administering accounts, access permissions and service records where applicable;
• improving our website, services, customer experience and operational processes;
• maintaining security, preventing misuse and protecting our systems;
• complying with legal, regulatory, accounting, audit or contractual requirements; and
• sending business updates or promotional communications where permitted and where appropriate consent has been obtained.
6. MANDATORY OR OPTIONAL INFORMATION
Your Choice When Providing Data
Some personal data is necessary for us to respond to an enquiry, issue a quotation, process an order, perform installation, provide support or deliver a contracted service. Where information is required, failure to provide it may prevent us from completing the relevant request or service.
Information that is not necessary for the relevant purpose is generally voluntary. Marketing preferences and optional information may be declined without affecting unrelated services.
7. DISCLOSURE
Who We May Share Personal Data With
Where necessary for the stated purposes, personal data may be disclosed to:
• our employees and authorised personnel who need the information to perform their duties;
• hosting, cloud, IT, analytics, communication, payment, delivery or other service providers;
• manufacturers, authorised dealers, installers, contractors or project partners where required for a specific product or project;
• professional advisers such as accountants, auditors, insurers or legal advisers;
• banks, payment providers or financial institutions where required for a transaction;
• government authorities, regulators, law-enforcement agencies or courts where required by law; and
• any other party with your consent or as otherwise permitted by applicable law.
We do not disclose personal data to unrelated third parties for their independent marketing purposes without an appropriate basis or consent.
8. COOKIES & ANALYTICS
Website Technologies
Our website may use cookies and similar technologies for essential website functions, security, preferences, analytics and measurement. Technologies currently used on the site may include WordPress/WooCommerce cookies, Google Analytics, Google Tag Manager and related measurement tools.
If you use our WhatsApp contact feature, the information you send through WhatsApp may also be processed by WhatsApp/Meta under its own privacy terms.
You may manage cookies through your browser settings and, where available, through any cookie preference tools provided on the website. Blocking certain cookies may affect some website functions.
9. SECURITY
How We Protect Personal Data
We take reasonable technical and organisational measures appropriate to the nature of the information and the service involved to protect personal data against unauthorised access, loss, misuse, alteration or disclosure.
Access to personal data is limited according to operational need. We also expect relevant service providers and processors to apply appropriate security measures.
No internet transmission or storage system can be guaranteed to be completely secure. If a personal data breach occurs, we will assess the incident and make notifications to the relevant authority and affected individuals where required by applicable law.
10. RETENTION
How Long We Keep Personal Data
We retain personal data only for as long as reasonably necessary for the purpose for which it was collected and for any applicable legal, accounting, tax, warranty, contractual, dispute-resolution or operational requirements.
When personal data is no longer required, we will take reasonable steps to delete, anonymise or otherwise dispose of it securely, subject to applicable retention obligations.
11. CROSS-BORDER PROCESSING
Transfers Outside Malaysia
Some technology, hosting, cloud, analytics or communication service providers may process or store information outside Malaysia. Where personal data is transferred outside Malaysia, we will take steps required under applicable Malaysian data-protection law and use appropriate safeguards having regard to the circumstances of the transfer.
12. MARKETING
Promotional Communications
Where permitted and where the required consent has been obtained, we may send information about our products, services, promotions or business updates. You may opt out of promotional communications by using the unsubscribe method provided, replying to us, or contacting admin@cubytesoft.com.
Service, transaction, support and administrative messages may still be sent where they are necessary for an existing business relationship or service.
13. YOUR RIGHTS
Access, Correction & Other Choices
Subject to applicable law, you may request to:
• access personal data we hold about you;
• correct personal data that is inaccurate, incomplete or out of date;
• withdraw consent where processing is based on consent, subject to applicable legal or contractual restrictions;
• opt out of direct marketing communications; and
• exercise any applicable data portability rights.
We may need to verify your identity before acting on a request. Certain requests may also be subject to exceptions or limitations under applicable law.
14. CHANGES
Updates to This Privacy Notice
We may update this Privacy Notice from time to time to reflect changes in our services, technology, business practices or legal requirements. The latest version will be published on this page with the updated effective date.
15. CONTACT
Privacy Enquiries & Complaints
For questions, requests or complaints regarding personal data, please contact:
Cubyte Soft Sdn Bhd
84B, Jln BP 7/8, Bandar Bukit Puchong,
47120 Puchong, Selangor, Malaysia
Email: admin@cubytesoft.com
Tel: 03-5878 6091
Mobile / WhatsApp: +60 12-854 2650
VERSI BAHASA MALAYSIA
Notis Perlindungan Data Peribadi
Versi Bahasa Malaysia ini merupakan sebahagian daripada Notis Privasi yang sama.
Penting bagi penyelesaian biometrik
Data biometrik ialah data peribadi sensitif di bawah APDP Malaysia. Laman web kami biasanya tidak meminta data biometrik, tetapi projek pelanggan tertentu mungkin melibatkan data berkaitan biometrik bergantung pada sistem yang dipilih dan skop perkhidmatan.
1. PENGENALAN
Siapa Kami
Notis Privasi ini menerangkan bagaimana Cubyte Soft Sdn Bhd (“Cubyte Soft”, “kami”) mengumpul, menggunakan, mendedahkan, menyimpan dan memproses data peribadi berkaitan dengan laman web, pertanyaan, sebut harga, jualan, pemasangan, sokongan teknikal, perkhidmatan awan dan perisian serta urusan perniagaan kami yang lain.
Alamat perniagaan kami ialah 84B, Jln BP 7/8, Bandar Bukit Puchong, 47120 Puchong, Selangor, Malaysia. Anda boleh menghubungi kami melalui admin@cubytesoft.com, 03-5878 6091 atau +60 12-854 2650.
Notis ini hendaklah dibaca bersama apa-apa notis khusus, kontrak atau terma perkhidmatan yang mungkin terpakai kepada produk, sistem hos atau projek tertentu.
2. DATA PERIBADI YANG MUNGKIN DIKUMPUL
Jenis Data Peribadi
Bergantung kepada cara anda berurusan dengan kami, kami mungkin mengumpul maklumat seperti:
• nama, jawatan, nama syarikat dan maklumat hubungan perniagaan;
• nombor telefon, alamat e-mel dan maklumat surat-menyurat;
• maklumat pertanyaan, sebut harga, pesanan, pemasangan dan sokongan;
• maklumat bil, transaksi dan bayaran jika berkenaan;
• data penggunaan laman web seperti alamat IP, maklumat pelayar/peranti, halaman yang dilawati dan data interaksi;
• maklumat akaun, pengguna atau sistem yang diperlukan untuk menyediakan perisian, perkhidmatan awan atau sokongan;
• gambar, dokumen atau lampiran yang anda berikan secara sukarela bagi tujuan projek atau sokongan; dan
• maklumat lain yang munasabah dan diperlukan bagi tujuan perniagaan yang berkaitan.
3. DATA BIOMETRIK & SISTEM
Data Biometrik dalam Projek Kehadiran atau Akses
Laman web awam kami biasanya tidak meminta data biometrik. Walau bagaimanapun, projek sistem kehadiran, kawalan akses atau sistem hos tertentu mungkin melibatkan maklumat berkaitan biometrik, log akses atau data pekerja/pengguna jika ia diperlukan bagi penyelesaian yang dipilih, pemasangan, sokongan, migrasi atau skop perkhidmatan.
Di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 Malaysia sebagaimana dipinda, data biometrik dikategorikan sebagai data peribadi sensitif. Jika kami memproses data peribadi bagi pihak pelanggan perniagaan, peranan kami mungkin sebagai pemproses data manakala pelanggan tersebut mungkin bertindak sebagai pengawal data, bergantung kepada keadaan dan perjanjian yang terpakai.
4. CARA DATA DIKUMPUL
Sumber Data Peribadi
Kami mungkin memperoleh data peribadi secara terus daripada anda apabila anda:
• menghantar borang pertanyaan, sebut harga atau permintaan demo;
• menghubungi kami melalui telefon, e-mel, WhatsApp atau saluran komunikasi perniagaan lain;
• membeli atau bertanya mengenai produk atau perkhidmatan;
• mendapatkan pemasangan, latihan, penyelenggaraan atau sokongan teknikal daripada kami;
• mencipta atau menggunakan akaun bagi sistem atau perkhidmatan yang disokong; atau
• melawati dan berinteraksi dengan laman web kami.
Kami juga mungkin menerima data peribadi daripada majikan atau organisasi anda, wakil yang diberi kuasa, pengedar atau rakan projek, penyedia perkhidmatan atau sumber sah lain yang berkaitan dengan hubungan perniagaan.
5. TUJUAN PEMPROSESAN
Bagaimana Kami Menggunakan Data Peribadi
Kami mungkin memproses data peribadi bagi tujuan termasuk:
• menjawab pertanyaan dan menyediakan sebut harga, cadangan atau demonstrasi;
• memproses pesanan, bil dan bayaran;
• menghantar, memasang, mengkonfigurasi dan menyokong produk atau sistem;
• menyediakan perkhidmatan awan, perisian, latihan, penyelenggaraan atau selepas jualan;
• mengurus hubungan pelanggan, pengedar, pembekal dan perniagaan;
• mendiagnosis isu teknikal dan mengendalikan permintaan sokongan;
• mengurus akaun, kebenaran akses dan rekod perkhidmatan jika berkenaan;
• menambah baik laman web, perkhidmatan, pengalaman pelanggan dan proses operasi kami;
• mengekalkan keselamatan, mencegah penyalahgunaan dan melindungi sistem kami;
• mematuhi keperluan undang-undang, kawal selia, perakaunan, audit atau kontrak; dan
• menghantar kemas kini perniagaan atau komunikasi promosi jika dibenarkan dan kebenaran yang sesuai telah diperoleh.
6. MAKLUMAT WAJIB ATAU PILIHAN
Pilihan Anda Semasa Memberikan Data
Sesetengah data peribadi diperlukan supaya kami boleh menjawab pertanyaan, mengeluarkan sebut harga, memproses pesanan, melaksanakan pemasangan, memberikan sokongan atau menyediakan perkhidmatan yang dipersetujui. Jika maklumat tersebut diperlukan tetapi tidak diberikan, kami mungkin tidak dapat melengkapkan permintaan atau perkhidmatan berkenaan.
Maklumat yang tidak diperlukan bagi tujuan berkenaan secara amnya adalah sukarela. Pilihan pemasaran dan maklumat tambahan boleh ditolak tanpa menjejaskan perkhidmatan lain yang tidak berkaitan.
7. PENZAHIRAN
Pihak yang Mungkin Menerima Data Peribadi
Jika perlu bagi tujuan yang dinyatakan, data peribadi mungkin didedahkan kepada:
• pekerja dan kakitangan kami yang diberi kuasa serta memerlukan maklumat tersebut untuk menjalankan tugas;
• penyedia perkhidmatan hosting, awan, IT, analitik, komunikasi, pembayaran, penghantaran atau perkhidmatan lain;
• pengeluar, pengedar sah, pemasang, kontraktor atau rakan projek jika diperlukan untuk produk atau projek tertentu;
• penasihat profesional seperti akauntan, juruaudit, penanggung insurans atau penasihat undang-undang;
• bank, penyedia pembayaran atau institusi kewangan jika diperlukan bagi sesuatu transaksi;
• pihak berkuasa kerajaan, pengawal selia, agensi penguatkuasaan undang-undang atau mahkamah jika diwajibkan oleh undang-undang; dan
• mana-mana pihak lain dengan kebenaran anda atau sebagaimana dibenarkan oleh undang-undang yang terpakai.
Kami tidak mendedahkan data peribadi kepada pihak ketiga yang tidak berkaitan untuk tujuan pemasaran bebas mereka tanpa asas atau kebenaran yang sewajarnya.
8. COOKIES & ANALITIK
Teknologi Laman Web
Laman web kami mungkin menggunakan cookies dan teknologi seumpamanya bagi fungsi penting laman web, keselamatan, pilihan pengguna, analitik dan pengukuran. Teknologi yang digunakan pada laman web pada masa ini mungkin termasuk cookies WordPress/WooCommerce, Google Analytics, Google Tag Manager dan alat pengukuran berkaitan.
Jika anda menggunakan fungsi hubungan WhatsApp kami, maklumat yang anda hantar melalui WhatsApp mungkin turut diproses oleh WhatsApp/Meta mengikut terma privasinya sendiri.
Anda boleh mengurus cookies melalui tetapan pelayar anda dan, jika tersedia, melalui alat pilihan cookies yang disediakan pada laman web. Menyekat cookies tertentu mungkin menjejaskan sebahagian fungsi laman web.
9. KESELAMATAN
Bagaimana Kami Melindungi Data Peribadi
Kami mengambil langkah teknikal dan organisasi yang munasabah serta bersesuaian dengan jenis maklumat dan perkhidmatan bagi melindungi data peribadi daripada akses tanpa kebenaran, kehilangan, penyalahgunaan, perubahan atau pendedahan.
Akses kepada data peribadi dihadkan mengikut keperluan operasi. Kami juga menghendaki penyedia perkhidmatan dan pemproses berkaitan menggunakan langkah keselamatan yang sesuai.
Tiada penghantaran internet atau sistem penyimpanan yang boleh dijamin selamat sepenuhnya. Jika berlaku pelanggaran data peribadi, kami akan menilai insiden tersebut dan membuat pemberitahuan kepada pihak berkuasa berkaitan serta individu terjejas jika diwajibkan oleh undang-undang yang terpakai.
10. PENYIMPANAN
Tempoh Data Peribadi Disimpan
Kami menyimpan data peribadi hanya selama yang munasabah dan diperlukan bagi tujuan data tersebut dikumpul serta untuk memenuhi apa-apa keperluan undang-undang, perakaunan, cukai, waranti, kontrak, penyelesaian pertikaian atau operasi yang terpakai.
Apabila data peribadi tidak lagi diperlukan, kami akan mengambil langkah munasabah untuk memadam, menyahnamakan atau melupuskannya dengan selamat, tertakluk kepada kewajipan penyimpanan yang terpakai.
11. PEMPROSESAN RENTAS SEMPADAN
Pemindahan di Luar Malaysia
Sesetengah penyedia teknologi, hosting, awan, analitik atau komunikasi mungkin memproses atau menyimpan maklumat di luar Malaysia. Jika data peribadi dipindahkan ke luar Malaysia, kami akan mengambil langkah yang diperlukan di bawah undang-undang perlindungan data Malaysia yang terpakai dan menggunakan perlindungan yang sesuai berdasarkan keadaan pemindahan tersebut.
12. PEMASARAN
Komunikasi Promosi
Jika dibenarkan dan kebenaran yang diperlukan telah diperoleh, kami mungkin menghantar maklumat mengenai produk, perkhidmatan, promosi atau kemas kini perniagaan kami. Anda boleh memilih untuk tidak menerima komunikasi promosi dengan menggunakan kaedah berhenti langgan yang disediakan, membalas mesej kami atau menghubungi admin@cubytesoft.com.
Mesej berkaitan perkhidmatan, transaksi, sokongan atau pentadbiran masih boleh dihantar jika ia diperlukan bagi hubungan perniagaan atau perkhidmatan sedia ada.
13. HAK ANDA
Akses, Pembetulan & Pilihan Lain
Tertakluk kepada undang-undang yang terpakai, anda boleh memohon untuk:
• mengakses data peribadi yang kami pegang mengenai anda;
• membetulkan data peribadi yang tidak tepat, tidak lengkap atau tidak terkini;
• menarik balik kebenaran jika pemprosesan adalah berdasarkan kebenaran, tertakluk kepada sekatan undang-undang atau kontrak yang berkenaan;
• memilih untuk tidak menerima komunikasi pemasaran langsung; dan
• melaksanakan apa-apa hak kemudahalihan data yang terpakai.
Kami mungkin perlu mengesahkan identiti anda sebelum melaksanakan sesuatu permintaan. Sesetengah permintaan juga mungkin tertakluk kepada pengecualian atau had di bawah undang-undang yang terpakai.
14. PERUBAHAN
Kemas Kini Notis Privasi Ini
Kami mungkin mengemas kini Notis Privasi ini dari semasa ke semasa bagi mencerminkan perubahan kepada perkhidmatan, teknologi, amalan perniagaan atau keperluan undang-undang. Versi terkini akan diterbitkan pada halaman ini bersama tarikh berkuat kuasa yang dikemas kini.
15. HUBUNGI KAMI
Pertanyaan & Aduan Privasi
Untuk pertanyaan, permintaan atau aduan berkaitan data peribadi, sila hubungi:
Cubyte Soft Sdn Bhd
84B, Jln BP 7/8, Bandar Bukit Puchong,
47120 Puchong, Selangor, Malaysia
E-mel: admin@cubytesoft.com
Tel: 03-5878 6091
Telefon Bimbit / WhatsApp: +60 12-854 2650
About this notice
This page is intended as Cubyte Soft’s general website and business privacy notice. Specific customer contracts, cloud-service terms or project documentation may contain additional privacy and data-processing terms. If there is a conflict, the applicable agreement and mandatory law will govern to the extent required.
Nota: Halaman ini bertujuan sebagai notis privasi umum bagi laman web dan operasi perniagaan Cubyte Soft. Kontrak pelanggan, terma perkhidmatan awan atau dokumentasi projek tertentu mungkin mengandungi terma privasi dan pemprosesan data tambahan.